วิธีตั้งค่าการประชุม Teams – คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญสำหรับผู้ใช้ครั้งแรก

ในขณะที่เราทุกคนก้าวเข้าสู่ความก้าวหน้าของการทำงานแบบผสมผสาน การรู้วิธีจัดการประชุม Teams ถือเป็นทักษะที่สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบริษัทของคุณใช้ Microsoft Teams เป็นพื้นที่ทำงานและพื้นที่องค์กรเสมือนจริง

'การตั้งค่าการประชุม Microsoft Teams กลายเป็นเรื่องปกติสำหรับบางคนเนื่องมาจากการแพร่ระบาด แต่สำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับ Microsoft และแอปต่างๆ ของบริษัท อาจรู้สึกเหมือนเป็นเขตที่วางทุ่นระเบิด' Scott Riley ผู้อำนวยการ Cloud Nexus กล่าว และผู้เชี่ยวชาญ Microsoft 365 ที่ผ่านการรับรอง

ดังนั้นไม่ว่าคุณจะทำงานจากกหรือกำลังเข้าไปในสำนักงานที่ได้รับมอบหมายให้จัดการประชุม Microsoft Teams (หรือคุณเพียงต้องการทำความคุ้นเคยกับ Teams มากขึ้น) ไม่ต้องมองหาที่ไหนอีกแล้ว: ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำในการตั้งค่าการประชุม Teams ที่ไม่ผิดพลาด รวมถึงคำแนะนำและเคล็ดลับที่ จะทำให้คุณเป็นมืออาชีพได้ในไม่กี่นาที

แต่ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น: 'แม้จะสามารถเข้าถึงการประชุม Teams ที่จัดโดยบุคคลอื่นโดยไม่ต้องใช้บัญชี Microsoft ของคุณเอง แต่คุณไม่สามารถตั้งค่าการประชุม Teams ของคุณเองได้หากไม่มี' Scott กล่าว 'ดังนั้น คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ลงทะเบียนสำหรับบัญชี Microsoft 365 ก่อน'

วิธีตั้งค่าการประชุม Microsoft Teams – ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ

1. เปิด Microsoft Teams และเริ่มตั้งค่าการประชุมของคุณ

'ขั้นแรก ก่อนอื่น ให้เปิด Teams แล้วไปที่ปฏิทินของคุณ ซึ่งโดยปกติจะอยู่ที่แถบเมนูด้านซ้ายมือ' Scott กล่าว 'ที่ด้านบนขวา คุณสามารถคลิก 'การประชุมใหม่' ได้'

2. กรอกรายละเอียดการประชุมทีมของคุณ

กล่องป๊อปอัปจะแจ้งให้คุณกรอกรายละเอียดการประชุมของคุณ

'เพิ่มชื่อ วันที่ เวลา และคำอธิบาย และรายละเอียดอื่นๆ ที่คุณรู้สึกว่าเกี่ยวข้องลงไปที่นี่' สกอตต์กล่าว 'คุณจะสังเกตเห็นว่ามีพื้นที่สำหรับสถานที่นี้ ตอนนี้การกรอกข้อมูลอาจดูน่าสนใจ แต่คุณสามารถเว้นว่างไว้ได้'

3. เชิญเพื่อนร่วมงานของคุณเข้าร่วมการประชุม Teams

ซึ่งสามารถทำได้โดยการเลือกช่องทาง (ซึ่งเป็นกลุ่มบุคคลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในพื้นที่ทำงาน) หรือโดยการเพิ่มบุคคลทีละรายการ

'หากคุณเพิ่มบุคคล คุณสามารถป้อนชื่อของพวกเขาได้ในส่วน 'เพิ่มผู้เข้าร่วมที่ต้องการ' ของการประชุม' Scott กล่าว 'หากคุณใช้สิ่งนี้สำหรับการประชุมภายใน คุณจะได้รับประสบการณ์ที่ดีจริงๆ โดยที่มันจะค้นหาผู้คนในไดเร็กทอรีท้องถิ่นของคุณทันทีที่คุณเริ่มพิมพ์ชื่อของพวกเขา

'หากคุณเพิ่มบุคคลจากภายนอกองค์กรของคุณ คุณเพียงแค่ต้องกรอกที่อยู่อีเมลแบบเต็มของพวกเขา' Scott กล่าวเสริม 'ไม่สำคัญว่าพวกเขาจะไม่อยู่ใน Microsoft Teams เช่นกัน พวกเขาจะยังสามารถเข้าร่วมการประชุมของคุณได้'

- คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อให้ได้เสียงที่ดีที่สุด

4. บันทึกการประชุมทีม

'เมื่อคุณพอใจ รายละเอียดทั้งหมดจะถูกกรอกอย่างถูกต้อง คุณสามารถคลิกบันทึก' Scott กล่าว 'การดำเนินการนี้จะส่งคำเชิญไปยังผู้ที่คุณขอเข้าร่วมโดยอัตโนมัติ

'ส่วนที่ดีที่สุด?' สกอตต์กล่าวเสริม 'เนื่องจากปฏิทิน Outlook ของคุณซิงค์กับ Teams ปฏิทินจะเพิ่มการประชุมลงในไดอารี่ของคุณโดยอัตโนมัติโดยที่คุณไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง'

และคุณก็ได้แล้ว! คุณสามารถนั่งพักผ่อนและผ่อนคลายกับการประชุม Teams ของคุณที่จัดเตรียมไว้แล้ว แต่อย่าลืมเข้าร่วมด้วย!

5. เข้าร่วมการประชุมทีมของคุณ

'หากคุณเพิ่มการประชุมลงในปฏิทินของคุณได้สำเร็จ และแขกได้ยืนยันการเข้าร่วมแล้ว สิ่งที่คุณต้องทำเมื่อถึงเวลาคือไปที่ปฏิทินของคุณแล้วคลิกลิงก์ Teams ในรายการการประชุมในปฏิทิน' Scott กล่าว 'สิ่งนี้จะนำคุณตรงไปยังการประชุมซึ่งคุณสามารถรอแขกมาถึงได้อย่างใจจดใจจ่อ

'หากคุณเข้าถึงผ่านมือถือ คุณจะต้องมีแอป Teams' Scott เตือน 'คุณจะสามารถดูการประชุมได้ที่นี่ และเมื่อถึงเวลาเริ่มการประชุม คุณจะได้รับการแจ้งเตือนที่ดีพร้อมตัวเลือกง่ายๆ ในการเข้าร่วม'

- คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับ iPhone และ Android

เคล็ดลับยอดนิยมเมื่อคุณอยู่ในการประชุม Teams

เปิดใช้งาน 'ห้ามรบกวน' สำหรับการประชุมที่มุ่งเน้น

'มีการประชุมที่สำคัญจริงๆ ที่คุณต้องการมุ่งเน้นหรือไม่? ใส่ Teams เข้าสู่โหมด 'ห้ามรบกวน' ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่ได้รับการแจ้งเตือนสำหรับข้อความหรือการแชทของทีมอื่น' Scott แนะนำ

'ก่อนที่คุณจะเริ่มการประชุม ให้เปิด Teams และพิมพ์ /DND ในแถบค้นหาด้านบน เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณสามารถกลับไปรับการแจ้งเตือนได้' สก็อตต์กล่าว

ปิดเสียงผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ เพื่อจำกัดเสียงรบกวนรอบข้างและสิ่งรบกวนสมาธิ

'ในการประชุมขนาดใหญ่ คุณสามารถปิดเสียงผู้เข้าร่วมเป็นรายบุคคลหรือผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง' Scott กล่าว 'ไปที่ปุ่ม 'ผู้เข้าร่วม' ที่ด้านบนของการประชุม คุณสามารถปิดเสียงบุคคลหนึ่งหรือปิดเสียงทุกคนได้จากที่นี่' Scott กล่าว

'ถ้าคุณเป็นเจ้าภาพ จากการประชุมของคุณ ให้คลิกที่ไอคอน 'แชร์หน้าจอ'' Scott กล่าว 'อยู่ที่มุมขวาบนใกล้กับปุ่ม 'ออก' คุณควรเห็นรายการงานนำเสนอล่าสุดที่คุณดำเนินการอยู่ เลือกงานนำเสนอที่คุณต้องการแชร์ หากไม่ปรากฏให้คลิก 'เรียกดู' และคุณควรจะสามารถค้นหาได้ จากที่นี่ คุณยังสามารถแชร์หน้าจอทั้งหมดของคุณได้

'ตามค่าเริ่มต้น ทุกคนในองค์กรของคุณสามารถนำเสนอใน Teams ได้' Scott กล่าว 'หากคุณทำงานร่วมกับคนอื่น คุณอาจต้องการให้พวกเขาแชร์หน้าจอด้วย ไปที่ปุ่ม 'ผู้เข้าร่วม' และค้นหาผู้เข้าร่วมในรายการ จากที่นี่คุณสามารถทำให้พวกเขาเป็นผู้นำเสนอได้'

คุณยังสามารถบันทึก ถอดเสียง หรือเพิ่มคำอธิบายภาพให้กับการประชุม Teams ของคุณได้

การกดจุดสามจุดที่ด้านบนของการประชุม Teams จะแสดงรายการตัวเลือกที่คุณสามารถเลือกได้ ที่นี่ คุณสามารถเลือก: 'เริ่มการบันทึก' ซึ่งจะสร้างไฟล์วิดีโอเมื่อสิ้นสุดการประชุม 'เริ่มการถอดเสียง' ซึ่งจะสร้างสำเนาการประชุมภายใต้แท็บ 'การบันทึกและการถอดเสียง' ใน Teams หรือ 'คำบรรยายสด' ซึ่งจะแสดงคำบรรยายสดบนหน้าจอในขณะที่ผู้เข้าร่วมพูด

- คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากอุปกรณ์ของคุณ

ฉันจะรู้ได้อย่างไรว่าทุกคนพร้อมที่จะเข้าร่วมการประชุม Teams ของฉันหรือไม่

ไม่ต้องถามทุกคนโดยตรงถึงความพร้อมของพวกเขา 'เมื่อจัดกำหนดการประชุมสำหรับผู้ได้รับเชิญใน Teams คุณสามารถใช้ผู้ช่วยจัดกำหนดการซึ่งแสดงช่วงความพร้อมในสมุดบันทึกของผู้ได้รับเชิญ' Scott แนะนำ

นอกจากนี้ Teams ยังอนุญาตให้ผู้ได้รับเชิญตอบรับคำเชิญเข้าร่วมการประชุมได้ ซึ่งหมายความว่าคุณควรทราบล่วงหน้าว่าใครจะเข้าร่วมบ้าง

ฉันจะดูได้อย่างไรว่าการประชุม Teams ของฉันถูกกำหนดไว้เมื่อใด

'ทีมและ Outlook ของคุณซิงค์กัน ดังนั้นคุณสามารถใช้เพื่อดูว่าคุณว่างเมื่อใดหรือมีการประชุมหรือไม่' Scott กล่าว 'หากคุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม Teams การประชุมดังกล่าวจะถูกเพิ่มลงในปฏิทิน Outlook ของคุณโดยอัตโนมัติ

'ถ้าคุณไม่ได้ใช้ Outlook ก็ไม่มีปัญหา!' สกอตต์กล่าวเสริม 'ด้วยระบบเช่น Gmail คุณมักจะได้รับตัวเลือกให้ 'เพิ่มในปฏิทิน' เมื่อคุณได้รับคำเชิญเข้าร่วมการประชุม'