วิธีตั้งค่าการประชุม Zoom – เคล็ดลับยอดนิยมสำหรับการประชุมเสมือนจริงที่ราบรื่น

การทำงานแบบผสมผสานเป็นส่วนสำคัญของ 'ความปกติใหม่' ของเรา และการรู้วิธีจัดการประชุม Zoom ถือเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับบัญชีรายชื่อของคุณ

'การโทรเสมือนจริงกลายเป็นส่วนสำคัญในชีวิตของเราในช่วงสองปีที่ผ่านมา และแม้ว่าเทคโนโลยีจะมีอยู่ก่อนการระบาดใหญ่ แต่หลายคนก็ไม่รู้วิธีที่ดีที่สุดในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากมัน' Sarah Small ผู้ก่อตั้งที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยีกล่าวดิจิทัลมีฉัน- 'การซูมกลายเป็นบรรทัดฐานในคำศัพท์ของเรา และการประชุม Zoom ในตอนนี้ก็ถือเป็นเรื่องปกติโดยสิ้นเชิง'

'เทคโนโลยีได้ย้ายเราไปสู่จุดที่การทำงานจากระยะไกลไม่เพียงแต่เป็นไปได้เท่านั้น แต่ยังเป็นที่นิยมอีกด้วย' Charlotte Davies ผู้เชี่ยวชาญด้านอาชีพที่ LinkedIn กล่าว ซึ่งพบว่างานทางไกลที่มีการโฆษณาในสหราชอาณาจักรเพิ่มขึ้น 97%

'การทำความเข้าใจกับเทคโนโลยีที่ช่วยให้คุณทำงานจากระยะไกลและเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานได้เป็นสิ่งสำคัญ' Charlotte กล่าว

ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะเลื่อนการเรียนรู้วิธีตั้งค่าการประชุม Zoom หรือนี่คือการประชุมเสมือนจริงครั้งแรกของคุณ นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้สำหรับประสบการณ์ Zoom ที่ราบรื่น รวมถึงวิธีใช้แพลตฟอร์มให้เกิดประโยชน์สูงสุด

วิธีตั้งค่าการประชุม Zoom – ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ

'ก่อนที่คุณจะจัดการประชุม Zoom ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เวลาพอสมควรเพื่อทำความคุ้นเคยกับพื้นฐาน' Charlotte แนะนำที่ LinkedIn 'การตั้งค่าการฝึกปฏิบัติการประชุม Zoom กับเพื่อนร่วมงานเพื่อให้คุณสามารถเล่นกับส่วนควบคุมต่างๆ ทั้งหมดได้อาจเป็นวิธีที่ดีในการทำความคุ้นเคยกับแพลตฟอร์ม'

ซาราห์กล่าวเสริม: "เป็นเรื่องที่ยุติธรรมที่จะกล่าวว่า แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ Zoom จากโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตได้ แต่คุณจะไม่มีฟังก์ชันการทำงานแบบเดียวกัน ดังนั้น เพื่อใช้ตัวเลือกของคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด ให้ใช้คอมพิวเตอร์ และตรวจสอบการตั้งค่าบนเว็บไซต์ โดยตรงมากกว่าแอป'

1. ตั้งค่าบัญชีของคุณและเข้าสู่ระบบ

หากคุณยังไม่มีบัญชี Zoom ขั้นตอนแรกคือการตั้งค่าบัญชี 'หากมีคนในการประชุมมากถึง 100 คน คุณสามารถใช้บัญชีฟรีสำหรับการโทรได้นาน 40 นาที' Myles Osborn-Banton แนะนำที่ไซต์สอนพิเศษเสมือนจริงGoStudent- 'หากคุณเชิญหลายคนเป็นเวลานานกว่า 40 นาที บัญชีแบบชำระเงินอาจเหมาะสมกว่า'

โปรดทราบว่าบริษัทของคุณอาจมีการสมัครสมาชิก Zoom ซึ่งเชื่อมโยงกับอีเมลของคุณอยู่แล้ว ในกรณีนี้ คุณจะต้องเข้าสู่ระบบโดยใช้ข้อมูลประจำตัวการทำงานปกติของคุณเท่านั้น

'หากคุณเป็นผู้ใช้ Google ด้วยการเพิ่มส่วนเสริม Zoom สำหรับ GSuite คุณจะสามารถสร้างการประชุมใดๆ ให้เป็นการประชุม Zoom ได้ทันทีพร้อมรายละเอียดที่ถูกต้องทั้งหมดที่ส่งถึงผู้เข้าร่วมของคุณ' Sarah กล่าวเสริมที่ A Digital Me

'เพียงสร้างกิจกรรมของคุณในปฏิทิน และที่ด้านล่างสุด คุณจะเห็นปุ่มสำหรับทำให้เป็นการประชุม Zoom' ซาราห์แนะนำ 'สิ่งนี้จะเติมคำเชิญของคุณพร้อมรายละเอียดการเข้าสู่ระบบโดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถเชื่อมต่อ Zoom กับแอปกำหนดเวลาต่างๆ เช่น Acuity หรือ Calendly เพื่อให้รายละเอียดการประชุมได้รับการแชร์เมื่อมีการจองการประชุมโดยอัตโนมัติ

2. คลิกปุ่ม 'บวก' และเลือก 'กำหนดการประชุม'

เมื่อบัญชีของคุณได้รับการตั้งค่าและเปิด Zoom บนคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว ให้คลิกที่ปุ่มบวกสีเทา จากนั้นเลือก 'กำหนดการประชุม'

การคลิกปุ่มบวกจะแสดง 'กำหนดการจาก Outlook' และ 'กำหนดการจาก Google ปฏิทิน' หากคุณคลิกที่นี่ คุณจะถูกนำไปยังแพลตฟอร์มที่เกี่ยวข้องเพื่อสร้างการประชุม Zoom ที่จะถูกเพิ่มลงในปฏิทินของคุณโดยอัตโนมัติ

3. กรอกรายละเอียดการประชุม Zoom ของคุณให้ครบถ้วน

'ในฐานะผู้จัดการประชุม คุณสามารถใช้คำเชิญทางโทรศัพท์เพื่ออธิบายว่าการประชุมเกี่ยวกับอะไร' Myles จาก GoStudent กล่าว 'คุณสามารถใช้ช่อง 'หัวข้อ' เพื่อสรุปประเด็นสำคัญ และใช้ช่อง 'คำอธิบาย' เพื่อทำให้จุดประสงค์ของการประชุมของคุณชัดเจน อย่าลืมตั้งค่าเขตเวลาของคุณด้วย

'ให้แน่ใจว่าคุณจัดห้องรอไว้' Sarah กล่าวเสริมที่ A Digital Me 'สิ่งนี้ช่วยให้คุณปลอดภัยและอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าร่วมการประชุมของคุณตามที่คุณคาดหวังเท่านั้น นอกจากนี้ยังหมายความว่าหากคุณใช้ ID ส่วนบุคคลของคุณแทนที่จะใช้ลิงก์การประชุมแยกต่างหาก คุณจะไม่มีใครเข้ามาโดยไม่มีการเตือนล่วงหน้า

มีตัวเลือกการตั้งค่าส่วนบุคคลอื่นๆ อีกมากมายที่นี่เช่นกัน รวมถึงการเปิดหรือปิดกล้องเมื่อเริ่มการโทรและบันทึกการประชุมโดยอัตโนมัติ

4. ทำให้การประชุม Zoom ของคุณเกิดขึ้นอีก

'หากคุณมีการประชุมเป็นประจำในปฏิทินกับใครสักคน คุณสามารถสร้างการประชุมที่เกิดซ้ำใน Zoom ได้' ซาราห์แนะนำ 'ซึ่งหมายความว่าการตั้งค่าใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้นจะถูกถ่ายโอนไป และจะมีลิงก์เฉพาะที่เกิดซ้ำ แตกต่างจาก ID ส่วนบุคคลของคุณ วิธีนี้เหมาะสำหรับวัตถุประสงค์ในการควบคุมมากกว่า หรือหากคุณจัดสัมมนาผ่านเว็บหรือการประชุมทีมเป็นประจำ

ในการดำเนินการนี้ ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง 'การประชุมที่เกิดซ้ำ' ที่ด้านบน ซึ่งจะลดรายละเอียดที่คุณต้องป้อน และนำคุณไปยังปฏิทินที่คุณเลือกเมื่อคุณคลิก 'บันทึก' เมื่อคุณถูกพาไปที่ปฏิทิน อย่าลืมเพิ่มเวลาที่คุณต้องการให้มีการประชุมซ้ำ เช่น รายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน

เมื่อคุณคลิก 'บันทึก' การประชุมจะถูกกำหนดไว้ใต้แท็บ 'การประชุมที่กำลังจะมีขึ้น' ใน Zoom ที่นี่คุณสามารถ 'แก้ไข' หรือ 'ลบ' การประชุม และ 'คัดลอกคำเชิญ' ซึ่งคุณสามารถวางในอีเมลหรือข้อความถึงใครก็ได้ที่คุณต้องการเชิญ

เคล็ดลับยอดนิยมระหว่างการประชุม Zoom – มารยาท Zoom ทั้งหมดที่คุณต้องรู้

'เมื่อคุณจัดการประชุม Zoom แล้ว คุณอาจถามตัวเองว่ามีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ Zoom หรือไม่' Charlotte จาก LinkedIn กล่าว 'คำตอบคือใช่ – มารยาทในการซูมเป็นสิ่งหนึ่ง!

'ก่อนที่สถานที่ทำงานจะกลายเป็นแบบเสมือน มีสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำมากมายสำหรับการประชุมแบบพบปะกันต่อหน้า และ Zoom ก็เช่นเดียวกัน การสละเวลาเพื่อเรียนรู้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อที่คุณจะได้เป็นตัวของตัวเองที่ดีที่สุดอยู่เสมอ' Charlotte แนะนำ

การปิดเสียงการโทรใน Zoom

'เสียงรบกวนจากเพื่อนร่วมงานของคุณหากคุณอยู่ในสำนักงานหรือจากสภาพแวดล้อมรอบตัวหากคุณทำงานจากระยะไกลอาจรบกวนคนอื่นๆ ที่อยู่ในสายได้' Charlotte กล่าว 'เมื่อคุณไม่ได้พูดในระหว่างการประชุม อย่าลืมปิดเสียงตัวเองด้วย นอกจากนี้ หากคุณเป็นผู้จัดการประชุม ก็อย่ากลัวที่จะปิดเสียงทุกคนเมื่อเริ่มการประชุม สิ่งนี้อาจดูรุนแรงไปสักหน่อย แต่เป็นเรื่องปกติสำหรับการประชุมเสมือนจริง และจะช่วยให้คุณสามารถควบคุมเสียงรบกวนรอบข้างที่อาจรบกวนสมาธิได้'

'หากคุณจำเป็นต้องปิดเสียงไว้ แต่เข้ามาเป็นครั้งคราว คุณสามารถใช้สเปซบาร์เพื่อปิดเสียงและเปิดเสียงตัวเองได้' ซาราห์กล่าวเสริม

การใช้ห้องกลุ่มย่อยใน Zoom

'ใช้ประโยชน์จากห้องกลุ่มย่อยให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณจัดการประชุมขนาดใหญ่ซึ่งต้องมีการพูดคุยเรื่องเล็กๆ น้อยๆ' ซาราห์แนะนำ 'คุณสามารถตั้งค่าเหล่านี้ล่วงหน้าได้ในการตั้งค่าการประชุมหรือเปิดภายในแอปในเวลานั้น คุณยังสามารถจำกัดระยะเวลาที่ผู้คนอยู่ในห้องได้อีกด้วย'

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตำแหน่งกล้องของคุณถูกต้อง

'ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากล้องของคุณอยู่ในระดับสายตา' ชาร์ลอตต์แนะนำ 'กี่ครั้งแล้วที่คุณเห็นคนมองลงมาในระหว่างการประชุม? ไม่เพียงแต่จะทำให้คอและดวงตาของคุณตึงเท่านั้น แต่ยังรบกวนผู้เข้าร่วมประชุมอีกด้วย

'ก่อนที่คุณจะกระโดดเข้าสู่ Zoom ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากล้องของคุณอยู่ในระดับสายตาเพื่อให้คุณมองตรงไปข้างหน้า' Charlotte แนะนำ 'หากจำเป็น ให้ใช้หนังสือหรือนิตยสารเล่มใหญ่สองสามเล่มเพื่อวางแล็ปท็อปของคุณก่อนที่จะเริ่มการโทร'

ระวังการล่าช้าของเวลา

'เนื่องจากความเร็วอินเทอร์เน็ตที่แตกต่างกัน บางครั้งอาจมีความล่าช้าเล็กน้อยในระหว่างการประชุม' Charlotte กล่าว 'เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกัน ให้หยุดพักเมื่อพูด สิ่งนี้จะไม่เพียงแต่ทำให้แน่ใจได้ว่าผู้คนสามารถติดตามได้ แต่ยังจะช่วยลดโอกาสที่ผู้คนจะขัดจังหวะกันอีกด้วย

'คุณสมบัติยอดนิยมบางประการคือตัวเลือก 'แชท' และ 'แชร์หน้าจอ'” Myles กล่าว 'บางทีที่ละเอียดกว่านี้ก็คือฟังก์ชัน 'แชร์หน้าจอ' ซึ่งช่วยให้คุณแชร์เอกสารได้ เป็นต้น หากต้องการใช้สิ่งเหล่านี้ ให้เลือกจากแถบเครื่องมือ Zoom ของคุณ คุณยังสามารถใช้ฟีเจอร์ไวท์บอร์ดของ Zoom สำหรับคำอธิบายประกอบร่วมกันบนหน้าจอที่แชร์ได้

วิธีปรับแต่งพื้นหลัง Zoom ของคุณ

การดูแลพื้นหลังที่แท้จริงของคุณ

'ด้วยตัวเลือกพื้นหลังเสมือนจริงที่มีให้ใช้งานบน Zoom คุณจึงสามารถปิดบังการตั้งค่าพื้นหลังของคุณได้ อย่างไรก็ตาม รูปลักษณ์ที่เสร็จสิ้นแล้วไม่ได้ดูสวยงามหรือสมจริงเป็นพิเศษ และอาจเบี่ยงเบนความสนใจของผู้ชมได้' Sanel Konyar ผู้ก่อตั้ง Interior Kollection กล่าว

'เพื่อให้วิดีโอแชทของคุณดูเป็นมืออาชีพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพื้นหลังของคุณไม่เกะกะและเป็นระเบียบเรียบร้อย ยิ่งชัดเจนก็ยิ่งดีเพื่อให้แน่ใจว่าโฟกัสไปที่ตัวคุณ ไม่ใช่ฉากหลังที่วุ่นวาย รก หรือไม่เป็นระเบียบ' Sanel กล่าว

'ต้นไม้ใบใหญ่ในพื้นหลังและผนังสีอ่อนเป็นพื้นหลังที่น่าดึงดูดใจในกล้องทันที' Sanel กล่าวเสริม

'ระวังเสมอว่าแสงของคุณมาจากไหน' Myles กล่าวเสริม 'ถามตัวเองว่าแสงธรรมชาตินี้ส่องเข้ามาทางหน้าต่างหรือแสงประดิษฐ์จากหลอดไฟในห้องของคุณ? หากเป็นไปได้ พยายามวางตัวเองไว้ด้านหน้าแสงสว่างโดยให้อยู่เหนือระดับสายตาเล็กน้อย หากเป็นไปได้ สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณยังคงมีแสงสว่างเพียงพอในการโทร หากใช้แสงธรรมชาติ อย่าลืมคำนึงถึงช่วงเวลาของวัน เพื่อที่คุณจะได้ไม่พบว่าตัวเองถูกทิ้งไว้ในความมืด'

การใช้พื้นหลังการซูมเสมือน

'สามารถเปลี่ยนพื้นหลังใน Zoom ได้ตลอดเวลา แต่ตัวเลือกไม่ค่อยดีนัก' Sarah กล่าว 'ถ้าคุณไม่ต้องการให้มองเห็นพื้นหลังของคุณ ให้ลองใช้ตัวเลือกเบลอ'

หากต้องการเปิดใช้งานพื้นหลังเบลอขณะอยู่ในการโทร Zoom ให้เปิดแถบเครื่องมือที่ด้านล่างของหน้าจอและเลือก 'ตัวเลือกวิดีโอ' โดยคลิกที่ลูกศรสีขาวเล็กๆ ถัดจากไอคอนวิดีโอ เลือก 'เลือกพื้นหลังเสมือน' จากตัวเลือก จากนั้นเลือก 'เบลอ' ที่นี่ คุณยังสามารถค้นหาพื้นหลังเสมือนจริงและฟิลเตอร์วิดีโอของ Zoom ได้อีกด้วย

หรือคุณสามารถอัปโหลดรูปภาพเพื่อใช้เป็นพื้นหลังได้ 'มีสิ่งต่างๆ มากมายให้ค้นหาโดยใช้ Google' Sarah กล่าว 'ฉันมีออฟฟิศอยู่ข้างหลัง มันดูสมจริงอย่างไม่น่าเชื่อ และบ่อยครั้งที่ฉันถูกถามว่าฉันทำงานอยู่ที่ไหน'

หากต้องการใช้รูปภาพเป็นพื้นหลัง Sarah พูดว่า: 'เข้าสู่ระบบ Zoom ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานพื้นหลังเสมือนแล้วภายใต้การตั้งค่า > การประชุม > ในการประชุม (ขั้นสูง)

'จากนั้น ภายใต้แท็บ 'พื้นหลังเสมือน' ในการตั้งค่าแอป Zoom คุณสามารถอัปเดตพื้นหลังเป็นรูปภาพใดก็ได้ที่บันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ' Sarah กล่าว